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AYUNTAMIENTO = Trámites burocráticos, multitud de documentos en papel.

Cada vez, los ayuntamientos son más conscientes de la cantidad de recursos que supone la utilización masiva de papel, y es importante que sus responsables apliquen pautas de conducta que fomenten el respeto al medioambiente.

Al alcance de estos está comenzar a gestionar la documentación en formato electrónico con el objetivo de mejorar la gestión organizativa reduciendo costes gracias a la minimización del uso del papel.

DF-SERVER “despapela” tu localidad.

Para ello, es importante fijarse un dead line, un día D y una hora H en la que empezar a trabajar para alcanzar el objetivo de papel 0.

De archivo en papel a Archivo Digital

DF-SERVER ayuntamientos es una solución vertical específica para la Administración Local.

DF-SERVER ayuntamientos destaca por:

  • Configuración e impresión de etiquetas personalizadas para registro de entrada.
  • Búsqueda por datos contenidos en la etiqueta (nº registro, fecha, departamento, etc.)
  • Acceso Web mediante usuario y contraseña, que permite al ciudadano conocer la situación y estado de su documentación.
  • Sellado automático de documentos para el registro de salida.

DF-SERVER ayuntamientos dispone de una gran flexibilidad en su configuración modular y parametrización, que garantiza la perfecta adaptación a la forma de trabajo específica de un ayuntamiento.

DF-SERVER le ayudará a transladar el papel de sus estanterías a ficheros electrónicos, permitiéndole:

  • Ahorrar espacio. El espacio que ocupan los documentos pasará de medirse en m2 (almacenes físicos) a medirse en cm2 (almacenes electrónicos).
  • Incrementar la productividad ahorrando tiempo y dinero automatizando el archivado, manipulación y recuperación de documentos.
  • Evitar errores. Automatizando procesos antes manuales.
  • Aumentar la seguridad. Posibilidad de realizar copias de seguridad, mitigando riesgos como incendios, inundaciones, robos, etc.
  • Mejorar los servicios ya que facilita el acceso a la información. El archivo electrónico se podrá consultar, previa identificación, desde cualquier ubicación geográfica de forma segura. Además es más fácil encontrar y llevar los registros de los ciudadanos.
  • Eliminar copias redundantes. Evitar la necesidad de que múltiples departamentos tengan copias impresas de un mismo documento. Además, si el fichero electrónico se modifica, todos tienen la misma versión.
  • La estructura del archivo digital para ayuntamientos está diseñada para guardar de forma automática los documentos y poder, después, recuperarlos en cuestión de segundos.

Objetivos del proyecto implantación DF-SERVER ayuntamientos:

  • Adaptar la herramienta a la problemática específica de cada ayuntamiento, partiendo del modelo estándar.
  • Asegurar que se empieza con la documentación más crítica.
  • Garantizar el despliegue de DF-SERVER ayuntamientos a todas las áreas de la organización, aprovechando su escalabilidad.
  • Garantizar la seguridad -permisos- en el acceso a la documentación.
  • Integrar DF-SERVER ayuntamientos con el resto de aplicaciones de la organización, permitiendo la comunicación bidireccional de los datos.
  • Asegurar la formación de todos los usuarios (personal de administración, concejales, alcaldía, …), minimizando la resistencia al cambio.
  • Con DF-SERVER es fácil cumplir con estos objetivos.

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