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DF-SERVER Hoteles

La incorporación de criterios de ecoeficiencia y sostenibilidad ambiental en la gestión hotelera supone un importante reto competitivo para los alojamientos turísticos.
La creciente sensibilización y preocupación ambiental de los clientes, las nuevas exigencias legales en materia de medio ambiente y la necesidad de aplicar herramientas de gestión y tecnologías más limpias, obligan al sector hotelero a diagnosticar mejor el estado en el que se encuentran para poder seguir siendo competitivos.

DF-SERVER es un software de gestión documental inteligente que permite organizar la documentación de manera rápida, sencilla, eficaz y segura. DF-SERVER clasifica automáticamente los documentos y permite recuperarlos mediante búsquedas por texto contenido. Desde principios del 2008, DF-SERVER está homologado por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada, proceso que permite destruir las facturas en papel.
Además, DF-SERVER, como software certificado en materia de protección de datos, cumple los requisitos marcados por la legislación vigente.
DF-SERVER Hoteles es una solución vertical específica para la industria hotelera. DF-SERVER Hoteles es un sistema de gestión documental integrado que abarca todas las áreas de la organización, ofreciendo una solución a largo plazo y a un coste muy competitivo.
Partiendo de la funcionalidad estándar de DF-SERVER, SOTRONIC ha desarrollado una solución de gestión adaptada a los procesos documentales en el ámbito del sector turístico.
DF-SERVER Hoteles dispone de una gran flexibilidad en su configuración modular y parametrización, que garantiza la perfecta adaptación a la forma de trabajo específica de un hotel en particular.

A continuación, se enumeran algunas de las características más relevantes de DF-SERVER Hoteles:
  • Escaneado de la documentación de diarios desde los hoteles, para clasificarse automáticamente por hotel y año, mes y día en cada hotel. Esta documentación genera un volumen enorme de documentación diaria y debe estar disponible para administración.
  • Work -flow de validación de facturas por parte de los directores o interventores de cada hotel de la cadena. La documentación de facturas de proveedores llega a la central y ahí se reparte digitalmente para su aceptación o rechazo por parte de cada hotel. Una vez se valida y aprueba, pasa a procesos administrativos de contabilización, pago, etc.
  • Escaneo y clasificación automática de documentación bancaria general.
  • Panel de escaneo táctil en las recepciones, aplicando sellado de registro de entrada
  • Documentación jurídica: escrituras de hoteles y contratos, por ejemplo.
  • Documentación laboral: Escaneado y control de currículos de trabajadores, formularios de solicitud de vacaciones, etc.
De archivo en papel a archivo digital

DF-SERVER le ayudará a trasladar el papel de sus estanterías a ficheros electrónicos, permitiéndole:
  • Ahorrar espacio. El espacio que ocupan los documentos pasará de medirse en m2 (almacenes físicos) a medirse en cm2 (almacenes electrónicos).
  • Incrementar la productividad ahorrando tiempo y dinero automatizando el archivado, manipulación y recuperación de documentos.
  • Evitar errores. Automatizando procesos antes manuales.
  • Aumentar la seguridad. Posibilidad de realizar copias de seguridad, mitigando riesgos como incendios, inundaciones, robos, etc.
  • Mejorar los servicios ya que facilita el acceso a la información. El archivo electrónico se podrá consultar, previa identificación, desde cualquier ubicación geográfica de forma segura. Además es más fácil encontrar y llevar los registros de los ciudadanos.
  • Eliminar copias redundantes. Evitar la necesidad de múltiples copias impresas de un mismo documento. Además, si el fichero electrónico se modifica, todos tienen la misma versión
Objetivos proyecto implantación DF-SERVER Hoteles

  • Adaptar la herramienta a la problemática específica de cada hotel, partiendo del modelo estándar.
  • Asegurar que se empieza con la documentación más crítica.
  • Garantizar el despliegue de DF-SERVER Hoteles a todas las áreas de la organización, aprovechando su escalabilidad.
  • Garantizar la seguridad – permisos – en el acceso a la documentación.
  • Integrar DF-SERVER Hoteles con el resto de aplicaciones de la organización, permitiendo la comunicación bidireccional de datos.
  • Asegurar la formación de todos los usuarios, minimizando la resistencia al cambio.

Un proyecto de gestión documental con DF-SERVER Hoteles es algo más que la instalación de un software. Debe considerarse una reingeniería de procesos orientada al aumento de la eficiencia para conseguir un rápido retorno de la inversión.

El turismo es un pilar en la evolución de la economía y sociedad españolas, que precisa renovar sus pautas de crecimiento para asegurar y maximizar su contribución al bienestar social, liderando la nueva era del turismo, marcada por el cambio tecnológico, la responsabilidad medioambiental y las demandas de la nueva sociedad.

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